Publié le 14/02/2024, 4 minutes de lecture
Lorsqu’on est secrétaire indépendante, la gestion de son temps et l’organisation de ses tâches peuvent très vite devenir le bazar…
Entre les clients, la gestion de son entreprise et tout son administratif, il est n’est pas rare de se retrouver débordé.
Nous allons vous donner nos 4 conseils pour vous aider à être efficace et pour vous permettre de vous concentrer sur ce qui compte vraiment : vos clients.
Une bonne organisation, que des avantages
Que vous soyez secrétaire indépendante, virtuelle ou à distance, tous les entrepreneurs ont besoin d’être organisé pour réussir dans leur activité.
L’organisation, ça permet de gagner des minutes voire des heures, d’être plus efficace et être plus productive pour vos clients.
Être organisé vous permet également d’être moins stressé et d’éviter les coups de bourre en fin de mois.
Définir vos priorités et planifier votre temps
Il est important de définir vos priorités de la journée, de la semaine, du mois… Ainsi, vous maximisez votre productivité et vous ne vous laisser pas surprendre par des deadlines dépassées.
La première étape est d’identifier toutes vos tâches. Puis vous les classerez en fonction de leur niveau temporel. C’est-à-dire que vous devez déterminer quand vous souhaitez que cette tâche soit accomplie. Sur le court terme ou plutôt sur le long terme ? À vous de choisir !
Comment classer vos priorités ?
Il est également essentiel de ne pas passer trop de temps sur une même tâche. Nous le savons, lorsque nous sommes plongés dans notre travail, le temps file à une vitesse folle, et il est déjà 18 heure.
Vous ne pouvez pas avoir toujours un oeil sur la pendule, c’est pourquoi nous vous conseillons l’application Pomodoro Tracker. Inspirer de la méthode Pomodoro, vous fractionnez vos tâches par créneau de 25 minutes suivi d’une petite pause. Cette méthode a pour objectif d’augmenter votre productivité.
Ne négligez pas les pauses
Il est important pour votre bien-être mental et pour éviter les burn-outs, de laisser votre cerveau se reposer quelques minutes régulièrement. Malgré ce que peut penser, nous sommes beaucoup plus productives lorsque nous prenons une petite pause toutes les 2 heures.
Gérer ses tâches et ses projets
Lorsqu’on est secrétaire indépendante, nous avons plusieurs clients qui nous demande tous des missions différentes, et c’est un véritable casse-tête à gérer.
Voici nos conseils pour que vous soyez plus efficace :
- Un client = Une journée : nous conseillons souvent à nos stagiaires d’agir de cette manière. Il est beaucoup plus facile et plus simple, pour vous, de vous focaliser sur une seule entreprise durant une journée. Plutôt que de jongler constamment entre les différents clients. En plus, il n’est pas rare de faire des erreurs si vous ne vous organisez pas comme cela.
- Un outil pour gérer vos projets : les feuilles volantes, les taches de café ou de thé, ça suffit ! Il existe de nombreuses applications qui vous permettent de créer des listes de tâches et de suivre leur avancement. Et si vous êtes une adapte de l’écriture à la main, trouvez un carnet ou un bloc-note dédié à toutes vos tâches et prenez en soin comme la prunelle de vos yeux.
- Anticipez vos tâches : optimisez votre temps, mais n’oublier pas de faire certaines tâche au fur et mesure. Certains de vos projets ont peut-être une deadline dans 3 mois, et pourtant, c’est maintenant qu’il faut s’y pencher. Lorsque vous anticipez vos tâches, vous allégez votre charge mentale. Pas de dernière minute, pas de stresse, que de l’anticipation.
Gérer ses tâches et ses projets
En tant que secrétaire indépendante, votre bureau est votre meilleur outil de travail. Votre environnement de travail doit vous donner envie de travailler. Il aura un impact positif sur votre quotidien et sur votre créativité, si il vous semble agréable.
Voici les 3 points à ne pas négliger :
- La luminosité : l’idéal, c’est une bonne lumière naturelle. Mais si ce n’est pas possible, essayer de reproduire un effet de lumière naturelle avec des éclairages adaptés.
- Le mobilier : vous passez la plupart de vos journées assises alors le mobilier est très important pour protéger vos dos. Pensez à investir dans une chaise ergonomique, un repose-pied…
- Le rangement : un bureau bien rangé pour un esprit bien rangé. N’oubliez pas que si vous avez tous vos dossiers sur votre bureau, c’est une pollution visuelle supplémentaire. Vous devez être à l’aise toute votre journée, sans devoir vous cachez dernière vos piles de dossiers.
Ces quelques points ont un impact significatif sur votre productivité.
Comment gérer les distractions ?
Que ce soient vos enfants, votre téléphone ou encore les réseaux sociaux, les sources de distraction sont nombreuses. C’est donc important de savoir les gérer.
Avant même de comprendre comment les gérer, il faut les identifier. Prenez le temps de vous observer au cours d’une journée et identifier toutes les distractions qui viennent vous interrompre dans votre travail.
Ensuite, il existe différentes manières de les limiter. Dans un premier temps, vous devez définir une zone de travail qui n’est dédié qu’à ça. Dans cet espace, vous saurez que vous pourrez travailler sans être dérangé.
Bien sûr, il est évident que vous devriez mettre votre téléphone en silencieux ou désactiver les notifications. Avec l’outil « Concentraction » sur les iPhones, vous pouvez personnaliser votre mode de concentration.
Pour les personnes qui ont du mal à rester concentrées, il existe des outils pour limiter toutes distractions. L’application Forest, par exemple, vous maintient concentrer en limitant certaines applications et en vous proposant des musiques adaptées pour améliorer votre concentration.
N’oubliez, tout de même, pas les temps de pause pour vous ressourcer.
Conclusion
L’organisation est une qualité essentielle pour une secrétaire indépendante. Comme dit le dicton, ce sont toujours les cordonniers qui sont les plus mal chaussés.
Cependant, si vous mettez en place ces 4 conseils, vous aurez l’opportunité d’améliorer considérablement votre organisation au quotidien.
Sans oublier, qu’une organisation solide met du temps avant de se mettre en place, alors laissez-vous du temps.
Si vous avez d’autres conseils, astuces ou tips à nous partager sur votre organisation au quotidien, n’hésitez pas à nous le faire savoir dans les commentaires.
