Tout est dans la manière d’aborder les choses, nous vous partageons une méthode qui va vous aider à réussir le lancement de votre activité.
Quand vous vous lancez comme secrétaire freelance ou assistante en ligne, vous voulez tout faire à la perfection et vous avez raison, c’est cette qualité qu’apprécie vos clients.
Vous donnez le meilleur de vous-même pour chaque client, mais il arrive que des erreurs surviennent, et cela peut être décourageant et tout d’un coup, vous vous demandez si cela ne va pas tout casser dans votre relation avec votre client ou même que cela va remettre en cause votre projet et toute l’ambition qui vous anime depuis que vous avez décidé de vous lancer.
Pour passer cet écueil, il y a un point à connaître et une chose à faire, c’est la clé. Le premier point est qu’il faut accepter le principe qu’il y aura toujours des imprévus et comme le dit la formule, la peur n’éloigne pas le danger.
La clé est de comprendre que, qu’il est important d’essayer d’être parfaite, et que la chose à faire, c’est de faire évoluer la manière dont vous allez réagir à ces échecs et les transformer en occasions de grandir.
Face à une situation, nous avons toujours deux choix : constater ou s’adapter. La première approche nous fait faire un état de la situation et nous conduit à se dire que l’échec est la matérialisation d’une voie sans issue et donc que c’est la fin du projet. La seconde approche nous conduit à nous questionner sur les causes de la situation, sur les résultats et sur les apprentissages que nous en tirons pour améliorer les prochaines étapes.
Je n’ai pas réussi à vendre une fois, donc je ne sais pas vendre du tout
Prenons un exemple concret : vous avez préparé une offre pour un client, mais il ne vous donne pas de nouvelles. Avec une mentalité fixe et orientée constat, vous pourriez penser : « Je ne suis pas assez bonne pour ce travail » et abandonner.
En revanche, si vous abordez la même situation avec une mentalité d’adaptation et d’apprentissage, vous allez chercher à comprendre ce qui n’a pas fonctionné et ajuster votre approche pour la prochaine fois.
Cette seconde manière de voir les choses vous permet d’éviter de répéter les mêmes erreurs et d’apprendre de vos faiblesses. Nous vous proposons une méthode simple pour appliquer cette dernière approche à votre activité, et tout commence par la rédaction de la liste « Comment Échouer ».
Je n’ai pas réussi à vendre une fois, donc je ne sais pas vendre du tout
Anticiper les erreurs avant qu’elles ne se produisent est essentiel pour ne pas tomber dans le découragement.
Anticiper les erreurs en faisant une liste, c’est aussi relativiser certaines craintes et réfléchir à des choses qui peuvent vraiment impacter votre réussite. Certains évènements sont possibles, d’autres probables et certains sont connus mais incertains, nous éviterons de parler de ceux-là pour se concentrer sur ceux où nous pourrons agir.
Il s’agit donc de répertorier toutes les erreurs potentielles que vous pourriez rencontrer, en les accompagnant de solutions pour les éviter ou les corriger rapidement.
Comment créer votre liste « Comment je vais échouer ? ».
Notre conseil est d’imaginer une liste où les erreurs ne sont pas théoriques car finalement, vous risquez d’apporter une réponse globale qui ne vous aidera pas. Vous craignez de ne pas avoir assez de client ? Si vous répondez « il faut prospecter », cela ne va pas vous aider : c’est trop global, trop vague.
Exemple concret d’une assistante en ligne
Imaginons que vous ayez la charge de la gestion des agendas pour vos clients. Si vous oubliez de leur rappeler une réunion importante, cela peut affecter leur emploi du temps et votre relation de travail. Dans votre liste « Comment je vais échouer », vous pourrez anticiper ce type d’erreur en mettant en place des rappels automatiques ou en vérifiant systématiquement l’agenda la veille.
Pourquoi, c’est une « bonne réponse », c’est qu’il y a partie de la réponse qui parle d’outils et l’autre qui parle de la manière dont vous allez faire les choses et c’est la somme des deux qui sera efficace pour éviter l’échec.
Comment créer sa liste personnelle « Comment je vais échouer ? »
Créer une telle liste est facile et se fait en quatre étapes :
1. Dressez la liste des erreurs possibles
Imaginez les erreurs les plus probables dans votre activité. Par exemple, en tant que secrétaire indépendante, vous pourriez oublier d’envoyer une facture ou de suivre un e-mail important. Pensez aussi aux tâches récurrentes où une erreur peut survenir, comme l’organisation des fichiers clients ou la gestion des délais.
2. Évaluez la probabilité de chaque erreur
Certaines erreurs sont plus probables que d’autres. Si vous avez tendance à repousser certaines tâches, vous pourriez oublier une échéance ou envoyer un document en retard. Il est important de vous concentrer d’abord sur les erreurs les plus fréquentes dans votre activité.
3. Identifiez les causes
Ensuite, réfléchissez aux causes possibles de ces erreurs. Par exemple, un manque d’organisation, une surcharge de travail, ou même une communication inefficace avec vos clients peuvent être à l’origine d’une erreur. Connaître la cause vous permet d’agir en amont pour la corriger.
4. Trouvez des solutions
Pour chaque erreur identifiée, cherchez une solution. Cela peut être la mise en place d’un système de rappels automatiques, l’utilisation d’un logiciel de gestion de tâches, ou simplement mieux prioriser vos tâches quotidiennes.
Voici 10 exemples concrets extraits du métier de secrétaire indépendante et assistante virtuelle que vous pourriez écrire dans votre liste « Comment je vais échouer ? »
Voici quelques exemples d’erreurs fréquentes dans le domaine du secrétariat freelance ou de l’assistance en ligne, ainsi que des solutions pour les éviter :
- Erreur : Envoyer un e-mail avec des erreurs de frappe ou des informations incorrectes.
Solution : Relisez toujours vos e-mails avant de les envoyer ou utilisez un correcteur orthographique.
- Erreur : Oublier de relancer un client après l’envoi d’un devis.
Solution : Utilisez un outil de gestion des clients avec des rappels automatiques pour le suivi.
- Erreur : Confirmer un rendez-vous sans vérifier la disponibilité du client.
Solution : Partagez un calendrier commun pour éviter les conflits d’agenda.
- Erreur : Oublier d’envoyer une facture à temps.
Solution : Programmez des rappels de facturation dans votre logiciel de comptabilité.
- Erreur : Ne pas respecter les instructions spécifiques d’un client.
Solution : Notez les demandes précises dans un document et relisez-le avant chaque tâche.
- Erreur : Ne pas organiser vos fichiers clients correctement, ce qui entraîne des pertes de temps.
Solution : Utilisez un système de classement numérique avec des étiquettes et des catégories claires.
- Erreur : Manquer un délai imposé par le client.
Solution : Planifiez vos journées avec une marge pour les imprévus, et priorisez vos tâches selon leur urgence.
- Erreur : Mal comprendre une demande orale lors d’un appel.
Solution : Demandez toujours une confirmation écrite pour les tâches importantes.
- Erreur : Ne pas tenir compte des décalages horaires lors de la prise de rendez-vous avec un client international.
Solution : Utilisez un outil de gestion des fuseaux horaires pour planifier les réunions.
- Erreur : Accepter trop de missions en même temps sans évaluer correctement votre capacité.
Solution : Apprenez à dire non ou à déléguer certaines tâches si nécessaire.
Et vous pourriez aussi ajouter à votre liste …
Voici un guide pratique pour créer votre propre liste « Comment Échouer » :
Je procrastine sur une tâche importante.
Je confonds les priorités.
Je n’anticipe pas que cela pourrait finalement se dérouler autrement
Je ne sauvegarde pas correctement les documents clients.
Je comprends mal une demande client.
…
Pour commencer à créer sa liste, il faut se lancer un Défi !
Prenez un projet en cours, les actions que vous réalisez avec un client et créez votre propre liste « Comment je vais échouer ? ». Identifiez les erreurs possibles et trouvez des solutions adaptées à votre situation.
C’est un exemple, à vous de construire celui qui vous ressemble
Imprimez la liste et mettez-la sur votre bureau, c’est important d’avoir ce document sous les yeux.
Avec cette approche, vous transformerez chaque erreur en opportunité d’apprentissage, et vous pourrez mieux anticiper les défis à venir !
En suivant cette méthode, vous vous sentirez plus confiante et mieux préparée à gérer les imprévus de votre activité freelance. Une bonne organisation et une anticipation des erreurs vous permettront d’aborder chaque jour de travail avec sérénité, et c’est important car c’est aussi ce qu’achète votre client.
